Ako vytvoriť transparentnosť na pracovisku

Firemná kultúra – často omieľaný pojem, ktorý si každý z nás interpretuje tak trochu po svojom. Pre niekoho je to balík benefitov, pre iného možno pracovné prostredie ako celok. Hoci vedenia spoločností pracujú s pojmom firemná kultúra pomerne často, známy aforizmus hovorí, že firemnú kultúru je najlepšie pozorovať vtedy, keď nie je v práci šéf.

Budovanie a rozvíjanie firemnej kultúry je dlhodobý proces, pre ktorý je dôležité nadchnúť celý tím. Jedným zo základných pilierov tohto procesu je pritom transparentnosť. Mohli by ste si povedať: Ok, ďalší buzz-word do zbierky, môžeme túto tému jednoducho preskočiť?

Práve transparentnosť vo vnútri organizácie však významne prispieva nielen k zdravým vzťahom na pracovisku. Existuje množstvo priamych i nepriamych dôsledkov, ktoré uplatňovanie princípu transparentnosti prináša. A to nielen vo vzťahu k zamestnancom, ale v konečnom dôsledku aj k značke vašej spoločnosti.

Nie je prehnané povedať, že miera transparentnosti sa dokonca spája aj s employer brandingom.

Aký význam má transparentnosť na pracovisku?

O princípoch transparentnosti najčastejšie počúvame v súvislosti s politikmi alebo organizáciami, ktoré narábajú s verejnými financiami. Na úrovni firiem by sme koncept transparentnosti mohli filozoficky definovať mnohorako.

Globálny portál Glassdoor, ktorý okrem zverejňovania pracovných ponúk poskytuje aj príležitosť na hodnotenie zamestnávateľov zo strany zamestnancov, definuje transparentnosť ako fungovanie spôsobom, ktorý vytvára otvorenosť medzi manažérmi a zamestnancami.

Takéto nastavenie logicky ústi do úrovne dôvery v profesionálnom vzťahu, ktorú zas s transparentnosťou priamo spája profesor organizačnej psychológie Dr. Michael Leiter.

V čom bodujú lídri?

V dnešnej dobe existujú rebríčky azda na všetko. Asi vás teda neprekvapí, že portál TheOrg.com zoraďuje mnohé svetovo známe spoločnosti na základe miery ich transparentnosti. Pritom berie do úvahy viacero faktorov, ako sú:

• hodnoty,
• ľudia,
• firemná kultúra,
• procesy,
• technológie,
• stratégia,
• či rast.
  

Na popredných priečkach za rok 2020 sa umiestnili viaceré spoločnosti známe aj v našich končinách, ako napríklad Slack, Figma, Airbnb, Netflix alebo Fitbit.

Portál u známeho výrobcu wearables vyzdvihuje dôkladnú informovanosť zákazníkov o ukladaní a spracúvaní ich dát. Na Figme zas The Org ocenil transparentné nástroje priamo v aplikácii, ktoré umožňujú používateľom – počnúc dizajnérmi až po klientov – pracovať s grafikou v reálnom čase namiesto nekonečného pingpongovania úprav návrhov.

Prečo chcieť byť transparentnou firmou?

Transparentnosť vplýva na produktivitu práce

K zaujímavým záverom dospela ešte v roku 2014 Americká Psychologická Asociácia (APA), ktorá realizovala rozsiahly prieskum pracovnej spokojnosti medzi viac ako 1.500 zamestnancami. Hoci od prieskumu uplynulo už pekných pár rôčkov, jeho výsledky majú aj dnes svoju výpovednú hodnotu:

Pracovníci cítia voči spoločnostiam vyššiu dôveru, ak sú za svoje výkony odmenení, majú príležitosť zapojiť sa do jednotlivých procesov a ak s nimi spoločnosť komunikuje efektívne. Transparentný prístup sa ukázal ako dôležitý faktor zvyšujúci nasadenie a angažovanosť, ako aj motiváciu odvádzať čo najkvalitnejšiu prácu.

Je vysoko cenená

Transparentnosť na pracovisku považuje veľmi veľa zamestnancov za mimoriadne dôležitú hodnotu. Neprekvapuje, že zamestnanci si tento nosný pilier firemnej kultúry vysoko cenia. Až 85 percent opýtaných v spomenutom prieskume s väčšou pravdepodobnosťou odporučí svojho zamestnávateľa, ak sa cítia byť za svoju prácu a snahu ocenení.

Nie je to len ďalší chrumkavý benefit

Vnímať transparentnosť ako niečo navyše pre zamestnancov by bolo fatálnou chybou. Nie je to zamestnanecký bonus ani benefit, možnosť doniesť si do kancelárie psa alebo čerpať neobmedzené sick days.

Transparentnosť by mala byť vrytá hlboko do DNA vašej spoločnosti a istým spôsobom by sa mala odrážať aj v jej vízii a misii. Princípy transparentnosti by mali byť pevne ukotvené v dennodennej pracovnej agende spoločnosti, v tých najmenších detailoch.

Ako zvýšiť transparentnosť vo vašej spoločnosti?

Zapojte zamestnancov do efektívnej komunikácie. Aj Michael Leiter hovorí, že „zamestnanci by nemali mať pocit, že sa vo firme len tak ponevierajú, naopak, mali by byť vtiahnutí do diania.“ Takto dosiahnete, že všetci zamestnanci budú poznať spoločný cieľ, chápať zmysel jednotlivých úloh, a snažiť sa dosahovať vytýčené méty.

Sledovanie času pomocou online nástroja, ako je Sloneek Time tracking, poskytuje zrozumiteľný prehľad o tom, na čom všetci členovia tímu pracujú.

A nezabúdajte, efektívna komunikácia je aj o tom, aby ste zamestnancom hovorili pravdu o tom, ktoré veci sa podarili a ktoré nevyšli. Takýto otvorený prístup vytvára vzájomný rešpekt a posilňuje angažovanosť zamestnancov, ako aj pocit spolupatričnosti.

Budujte firemnú kultúru. Neustále.

Firemná kultúra nie je nemenný súbor pravidiel vyrytých do kameňa. Je to skôr beh na dlhú trať s nekonečným množstvom súvzťažností a premenných. Transparentnosť, ako hodnota, by mala patriť medzi základné piliere firemnej kultúry.

Hoci vaši zamestnanci budú uplatňovanie princípov transparentnosti určite podvedome vnímať, nebude na škodu ju pravidelne pomenúvať a zdôrazňovať jej dôležitosť. A začať môžete už na pracovnom pohovore – hovorte o princípoch transparentnosti a o tom, ako ich vaša organizácia uplatňuje vo vzťahu k zamestnancom. Vaši potenciálni zamestnanci tak budú mať už od nultého dňa jasnejšiu predstavu o tom, ako firma funguje.

A verte, že existuje veľa uchádzačov, ktorých dokáže presvedčiť práve vysoká miera otvorenosti v spoločnosti.

Dôležité dokumenty poruke pre všetkých

Je len na prospech veci, ak zamestnanci od prvého dňa poznajú napríklad firemné špecifiká pre čerpanie dovolenky. Dôležité sú ale aj dokumenty týkajúce sa štandardizácie a procesov či organizačnej štruktúry. Ak vopred ponúknete zamestnancom zrozumiteľné riešenia a odpovede na ich prirodzené otázky, podporujete efektívnu a transparentnú komunikáciu.

Na ukladanie rôznych druhov dokumentov môžete s dôverou využívať aj aplikáciu Sloneek. Tá vám v sekcii Dokumenty ponúka možnosť ukladať nielen súkromné dokumenty do osobných priečinkov zamestnancov, ale aj celofiremné dokumenty či smernice. Funkcionalitu môžete využiť aj ako inštrumentárium návodov na riešenie konkrétnych problémov, s ktorými sa manažéri môžu stretnúť.

Vytvárajte dôveryhodné prostredie založené na úprimnosti

Podobne ako v osobnom, aj v pracovnom živote si ľudia vytvárajú vzťahy na rôznych úrovniach. Cesta ku vzájomnej dôvere je pomerne dlhá a práve úprimnosť je na tejto ceste vaším hnacím motorom. Úprimnosť sa v konečnom dôsledku odrazí nielen na spokojnosti zamestnancov, ale aj na ich výkonoch a pracovnej morálke.

Vrcholové manažmenty nezriedka podceňujú to, do akej miery by mali byť k svojim zamestnancom úprimní. Nečestný (alebo nie celkom čestný) prístup sa tak ľahko stane hlboko zakorenenou príčinou mnohých problémov na pracovisku. Z nich môžu prameniť nezdravé vzťahy medzi kolegami, intrigy či vysoká fluktuácia zamestnancov.

V spomínanej štúdii APA sa až tretina respondentov domnievala, že k nim zamestnávateľ nie je vždy čestný a úprimný. Štvrtina opýtaných zas priamo uviedla, že svojmu zamestnávateľovi nedôveruje. Toto sú pomerne vysoké počty, hoci ide o subjektívne dojmy jednotlivcov.

Ak však každá tretia až štvrtá firma nehrá z pohľadu zamestnancov fér, niečo nie je v poriadku. Doktor Leiter považuje úprimnosť za najlepšiu politiku firmy: „Dôvera nevzniká z ničoho nič. Dôverujete len na základe dôkazov a skúseností, že si to druhá strana zaslúži.“

Všetci alebo nikto – transparentnosť vedenia spoločnosti

Správanie a postoje ľudí vo vedúcich pozíciách nie sú len o individuálnej výbave daných osôb. V rámci firemnej hierarchie sú práve vedúci zamestnanci tí, ktorí uplatňujú politiku organizácie voči zamestnancom. Ak niekto vo vedúcej pozícii robí niečo úplne iné ako hovorí, vyvoláva to nedôveru, nevraživosť až nedostatok rešpektu podriadených pracovníkov.

Takéto prostredie vo firme je do značnej miery toxické.

Preto je nevyhnutné, aby aj vedúci pracovníci konali v súlade so zásadami transparentnosti. Ako? Buďte úprimní v situáciách, keď je to náročné. Buďte prístupní, keď to medzi členmi tímu zaškrípe.

Alebo celkom jednoduchá rada – odmeňujte transparentné správanie vo firme. To samozrejme neznamená rozdávať "včeličky" za otvorenosť, no akékoľvek uznanie zásluh zamestnanca dokáže významne posilniť jeho pracovné nasadenie a motiváciu.

Nezahmlievajte, koľko sa u vás platí

Na Slovensku platí od mája 2018 zákonná povinnosť zverejňovať v pracovných ponukách aj výšku základnej mzdy zamestnanca. Nie je to však štandardom vo všetkých krajinách a, žiaľ, treba povedať, že aj u nás sa z času na čas objaví zamestnávateľ, ktorý sa snaží túto povinnosť obísť.

Zverejňovanie miezd prispieva k transparentnej politike spoločnosti a hoci v istých prípadoch môže spôsobiť interné šumy a pohoršenie, je len na vás, aby ste mzdovú problematiku nastavili k spokojnosti existujúcich zamestnancov i vašich head-hunterov.

„Najmä zamestnanci, ktorí boli v minulosti nedostatočne zaplatení alebo sa s nimi zaobchádzalo zle, môžu pociťovať prirodzenú nedôveru alebo podozrievavosť voči praktikám na pracovisku,“ dodáva k platovej problematike Dr. Leiter.

Pre Sloneek blog, Viktor Wurm