Management ochutnávkové akce

Při vývoji aplikace jsme si vždy dávali záležet na tom, abychom nevytvořili obrovskou robustní aplikaci, jejíž implementace by trvala měsíce a ne vždy by se firmě podařila. Na druhou stranu se ale snažíme najít přesně tu správnou dávku flexibility pramenící z možností individuálních nastavení a vlastních datových objektů, které umožní Sloneeka využít na zefektivnění různých vnitropodnikových procesů.

A protože jsem se určitou část mé kariéry věnoval retailu, vím, že ve Sloneek je fantasticky kompatibilní s potřebami společností, které provozují ochutnávky v supermarketech. Asi málokdo tuší, že taková ochutnávka má své přesná pravidla, která jsou svázána z jedné strany zadavatelem, obvykle dodavatelem do řetězce, a z druhé strany podmínkami řetězce.

Ochutnávky pohledem zadavatele

Nejčastěji ochutnávka probíhá tak, že dodavatel nakoupí službu hostesky u externí promo agentury, nebo má svůj vlastní ochutnávkový tým. Ve stanovený datum a čas se na přesně vymezené místo v rámci konkrétního supermarketu dostaví hosteska, postaví si ochutnávkový stolek, v případě potřeby si nechá přivést elektřinu, a začne pracovat.

Na pauzy má hosteska pevně vymezený čas, a tak většinu času, který má dodavatel u řetězce draze zaplacený, hosteska skutečně stráví aktivním nabízením zboží kolemjdoucím. Na konci své směny si hosteska zabalí stolek a odejde.

Pokud Vám to až sem přijde jako triviální operace, vězte, že by tomu tak skutečně bylo, pokud by se jednalo o jednu izolovanou akci. Skutečnost je ale obvykle taková, že ochutnávková akce běží na desítkách supermarketů současně, což se rychle stává obtížně řiditelným projektem se spoustou potenciálních problémů. Nutno dodat - potenciálně velmi drahých problémů, protože provozovatelé hypermarketů jsou připraveni pokutovat vše - od absence hostesky po její přílišnou horlivost. Retail není pro slabé povahy.

Dostáváme se k zamyšlení, jak může Sloneek pomoci při organizaci hostesek na konkrétní ochutnávkovou akci.

Evidence hostesek

Jako první je potřeba do systému zavést hostesky. Z pohledu aplikace jsou to uživatelé, kteří mohou být členem nějakého týmu. Mají přiřazení na (geografickou) lokalitu, podle které se dá vyhledávat. Mohou být označeny nejrůznějšími štítky a vlastními polemi, například hodnocením, praxí a zkušenostmi. Ke každému uživateli, nebo v tomto případě téměř výhradně uživatelce, jsou přiřazeny i fotografie. To vše pro zjednodušení výběru vhodné hostesky pro danou akci je možné udělat již v základním modulu Sloneeka.

Naplánování hostesek

Protože víme, na kterých lokalitách ochutnávka poběží, dokážeme si vyfiltrovat  hostesky z daného spádového území, dále jejich okruh zúžíme podle dostupných parametrů - například realizovaným školením hostesky, nebo její ochotou určité produkty promovat a naopak neochotou promovat jiné.

Pokud se jedná o hostesky, které jsou na lokality nasázovány s velkým časovým odstupem a tudíž je potřeba je na začátku kampaně aktivovat, pak se nevyhneme je osobně kontaktovat a vše s nimi dohodnout. To probíhá nejčastěji telefonicky.

Hostesky, které se touto prací živí na podstatnou část úvazku, jediné, co takové hostesky potřebují, je informace o tom, kdy, v kolik hodin a kam se mají dostavit a čemu se budou věnovat.

To se dá velmi zjednodušit tím, že v modulu Aktivity budeme mít pro každou ochutnávku, nebo chcete-li promotion předdefinovanou událost aktivity, kterou v měsíčním kalendáři jednotlivým hosteskám přiřadíme.

Toto přiřazení dělá buď administrátor, nebo uživatel s rolí Plánovač aktivit. K naplánování ochutnávky s konkrétní hosteskou nebo hosteskami stačí ve zvolený den a čas vytvořit události aktivity a přiřadit jí hosteskám. Těm přijde e-mailová notifikace, ve které jsou všechny detaily jejich práce, které potřebují vědět. Do budoucna plánujeme také SMS notifikace a potvrzení přijetí aktivity uživatelem.

Začátek ochutnávky

Pokud hosteska přebírá od provozovatele ochutnávky hodnotnější vybavení, pak je možné přes Sloneeka a jeho modul Pomůcky zajistit digitální potvrzení převzetí této pomůcky, tedy bez nutnosti cokoliv tisknout a s jednoznačným digitálním potvrzením.

Po příchodu na lokalitu si hosteska zapíše docházku - jednoduše tak, že přes svůj mobilní telefon zvolí ve Sloneekovi příchod do práce. Aplikace automaticky uživatelku přiřadí na lokalitu podle předdefinovaných adres, které má provozovatel v systému zavedené. Vzhledek k tomu, že se ochutnávky nejčastěji odehrávají na stále stejných lokalitách, je to jen otázka úvodního nastavení. Ochutnávka je tím zaregistrována do systému a hostesce začal běžet odpracovaný čas.

Kontrola ochutnávky

Zákazník, který chce mít informace o začátku ochutnáky v reálném čase, může po dohodě s provozovatelem získat speciální přístup do aplikace jako supervisor hostesek. V takovém případě v jednoduchém reportu okamžitě uvidí, které lokality jsou v daný okamžik pokryty ochutnávkou.

Provozovatel ochutnávky zpravidla poskytuje fotodokumentaci akce a své hostesky během ochutnávky náhodně kontroluje. Pořizuje při tom fotografie, které následně sdílí s objednatelem ochutnávky. Tyto fotografie slouží také jako podklad k fakturaci. Tyto fotografie je možné v aplikaci připojovat přímo k daným aktivitám, tj. Každá hosteska a každá ochutnávka může mít v sestavě fotografii z konkrétní ochutnávky. Pokud má zadavatel přístup do aplikace, tak mu ani není potřeba posílat žádný report, vše si může kdykoliv nahlédnout online.

Právě tato kontrola v reálném čase je velmi užitečná vlastnost, která dodavatele ochutnávky zbavuje jakéhokoliv podezření z toho, že někde ochutnávka neproběhla podle harmonogramu.

Dokončení

Ochutnávka je ukončena odhlášením hostesky z docházky a případně také vrácením svěřených pomůcek. Dodavatel i objednatel mají okamžitě k dispozici reporty o délce trvání ochutnávek na jednotlivých lokalitách včetně souhrnných reportů za celou akci

Jak jsme si ukázali, Sloneek dorostl do velikosti, díky které je možné jeho kreativní nasazení v nejrůznějších oborech, to vše při zachování jednoduchosti nastavení a nekompromisně krásného uživatelského rozhraní. Případným zájemcům o další možnosti využití rádi pomohou naši business konzultanti.