Time management je jednou z najprínosnejších schopností, ktorá vám v živote naozaj nikdy nebude na škodu. Ak svoj čas nespravujete efektívne, skôr či neskôr môžete začať pociťovať prvé známky preťaženia.
Čas je rozhodujúcim aspektom života. Každému z nás ubieha rovnako (24 hodín denne, 60 minút za hodinu), no paradoxne ho môžeme vnímať a prežívať inak. Aj vám sa zdá,
že pekné a šťastné chvíle doslova letia, zatiaľ čo čas strávený pri neľúbezných aktivitách nám pripadá nekonečný? To isté môžeme uplatniť aj v pracovnom prostredí. Dvaja zamestnanci môžu vnímať presne ten istý pracovný deň odlišne.
Čo je to time manažment?
Na začiatok trochu teoretického mudrovania. Časový manažment je koordinácia úloh a činností s cieľom maximalizovať efektívnosť úsilia jednotlivca. Správa času v zásade umožňuje ľuďom urobiť viac kvalitnej práce za kratší čas.
A prečo je time manažment dôležitý?
Naučiť sa umeniu time manažmentu by mohlo mať pozitívny dopad najmä na profesionálny život. Efektívnejšie riadenie úloh, vyššia produktivita, menej stresu a často spomínaný work-life balance. Vďaka efektívnemu riadeniu času majú zamestnanci tiež tendenciu byť kreatívnejší a šťastnejší.
Naopak, ak nedokážete efektívne riadiť svoj čas, môžu sa u vás vyskytnúť nežiaduce následky, ako napríklad: zmeškané termíny, nekvalitné pracovné výstupy, vyššia úroveň stresu, nerovnováha medzi pracovným a súkromným životom a čerešnička na torte - vyhorenie.
Poďme sa spoločne pozrieť na pár tipov, ktoré vám ukážu, ako vziať “svoj čas” do vlastných rúk. Tipmi ako: “vstávajte skoro, urobte si dlhší deň” alebo “spite minimálne 7 hodín” sa našich čitateľov zaťažovať určite nechystáme :-)
# 1 Nastavte si SMART ciele. Prioritizujte múdro a šikovne.
Stanovte si ciele, ktoré sú S.M.A.R.T. Táto metóda vychádza z angličtiny (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, a Time-bound). Ciele by mali byť ideálne čo najkonkrétnejšie, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo ohraničené.
Prioritizujte. Robiť čokoľvek a všetko nie je vždy najrozumnejším rozhodnutím. Skúste si svoje aktivity rozdeliť do 4 kategórií, ako uvádzame nižšie:
Dôležité a urgentné: úlohy, ktoré sa musia urobiť za každú cenu.
Dôležité, ale nie urgentné: úlohy, ktoré sú dôležité, ale môžu počkať.
Naliehavé, ale nie dôležité: tieto úlohy nie sú rozhodujúce, treba ich však aj tak urobiť.
Ani naliehavé, ani dôležité: na takýchto úlohách strácate čas aj úsilie.
Pomôcť si môžeme online nástrojmi, prípadne pokojne rôznofarebnými nalepovacími papierikmi.
# 2 Nájdite si dobrý trackovací softvér a majte svoje odpracované hodiny pod kontrolou
Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako sledovať čas strávený v práci, je použitie softvéru na trackovanie času. Túto funkcionalitu môžete nájsť aj u nás v Sloneekovi ako modul Time tracking aktivít. Evidencia odpracovaného času je flexibilne konfigurovateľná, takže máte k dispozícii pri zadávaní aktivity toľko voľnosti, koľko potrebujete.
# 3 Ráno venujte najdôležitejším úlohám - MIT (most important things)
Mark Twain raz povedal: „Jedzte každé ráno živú žabu a po zvyšok dňa sa vám už nič horšie nestane.“ Inými slovami, najťažšiu úlohu riešte ako prvú vec hneď ráno.
Správa času a stanovenie priorít idú ruka v ruke. Svoj čas môžete efektívne spravovať len vtedy, ak viete čo a kedy sa má urobiť. Čo najskôr sa ujmite tej najdôležitejšej úlohy, aby ste mali priestor sústrediť sa na dôležitejšie aktivity.
# 4 Objavte svoje najproduktívnejšie časti dňa
Určite ste si všimli, že v konkrétnych hodinách ste sústredení ako orol a vaša produktivita frčí na plné obrátky. Stáva sa to, keď je vaša myseľ v úplnom súlade s vonkajšími podmienkami. Niekto to nazýva „flow“, zatiaľ čo iný to označuje ako svoju „zónu“. Pozorujte sa a naplánujte si dôležité stretnutia, či úlohy práve na obdobie dňa, kedy pravidelne pociťujete najväčšie sústredenie.
# 5 Eliminujte distraktory
E-maily, telefonáty, notifikácie každého typu sociálnych sietí (používame ich požehnane) sú jednými z bežných, no zároveň najväčších rušivých prvkov na pracovisku. Kedykoľvek pracujete na úlohách s vysokou prioritou, prepnite telefón do tichého režimu a vypnite notifikácie. Znie to jednoducho, no ruku na srdce, komu sa to aj darí poctivo dodržiavať. Zamysleli ste sa niekedy nad tým, o koľko menej by vám trvalo splnenie určitej úlohy, ak by ste eliminovali čo najviac rušivých prvkov?
# 6 Držte sa starého zlatého pravidla - kvalita nad kvantitou
Ak ste hrdí na to, že ste žonglovali s príliš veľkým počtom úloh naraz, máme tu pre vás novinku. Štúdia Gartha Sundema z roku 2012 naznačuje, že iba 2% ľudí zvládajú efektívne vykonávať viac úloh naraz. Pre zvyšných 98% ľudí je multitasking skutočne strata času a znižuje ich celkovú produktivitu.
Namiesto toho, aby ste svoju pozornosť rozdelili na tri rôzne veci, je lepšie sústrediť sa plne na jednu vec a venovať jej maximálnu pozornosť. Ak to chcete zefektívniť, vyskúšajte ich time - boxovať. Vzťahuje sa na akt pridelenia časového rámca pre každú úlohu, ktorý na oplátku zvyšuje pravdepodobnosť jej úspešného dokončenia.
# 7 Neprokrastinujte
Poznáme stavy prokrastinácie, pri ktorých buď nerobíte vôbec nič, alebo sa venujete zbytočným činnostiam. Chronickí prokrastinátori sú extrémisti v tom, že si dôležité veci odkladajú na neskôr, a keď je neskoro, začnú panikáriť.
Najlepším spôsobom, ako sa s prokrastináciou vyrovnať, je rozdeliť si prácu na viac menších úloh. Počuli ste už o technike zvanej pravidlo 2 minút?
Podľa tohto pravidla, ak sa niečo dá urobiť za dve minúty alebo menej, urobte to hneď teraz. Druhá interpretácia tejto techniky hovorí, že nie vždy je možné niečo dokončiť do 2 minút, ale človek úlohu môže určite prinajmenšom načať. Niekedy je práve to najťažšia časť a to je presne účelom tejto techniky.
# 8 Využite online kalendár
Tento bod je už snáď pre každého samozrejmosťou a nevyhnutnou súčasťou každého pracovného dňa. Použitím online kalendárov môžete ľahko spravovať svoj rozvrh, označovať dôležité dátumy a udalosti, nastavovať pripomienky, vytvárať časové bloky a mnoho iného. Online kalendáre je možné integrovať do aplikácií tretích strán a získať k nim prístup z viacerých zariadení. Existuje veľa možností na výber, napríklad Google Calendar, Outlook Calendar, Apple Calendar, alebo kalendár v našom Sloneekovi, ktorý je súčasťou modulu Time-tracking aktivit. Svoje aktivity môžete tak jednoducho plánovať, či vykazovať.
# 9 Delegujte/outsorucujte
Ak ste projektový manažér alebo niekto, kto pôsobí na vyššej pozícii, mali by ste vedieť, čo možno odovzdať členom vášho tímu, aby ste sa mohli sústrediť na veci s vysokou prioritou.
Čo ale robiť, ak nie ste manažérom? Môžete poprosiť o láskavosť od kolegov a požiadať ich o pomoc. Pamätajte, že veľké spoločnosti prosperujú zo skvelých tímov. Počuli ste už o meraní nálady vo firme?
Pro-tip: Mnoho zaneprázdnených profesionálov používa služby ako rev.com na prepis poznámok zo schôdzky a telefonátov. Nielenže je užitočné hovor si zaznamenať, ale je to tiež skvelý spôsob, ako získať viac poznatkov z konverzácií a rýchlo zdieľať súhrnný výstup s kolegami.
# 10 Automatizujte repetatívne tasky
Trávime veľa času opakovaním tých istých úloh. Našťastie s pokročilou technológiou je možné ľahko automatizovať niekoľko každodenných operácií, čo nám v konečnom dôsledku ušetrí veľa drahocenného času.
Existuje niekoľko nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť automatizovať každodenné maličkosti, či už ide o vytváranie prezentácií, správu e-mailov, zverejňovanie obsahu na sociálnych sieťach a korektúry dokumentov. Ak ste zaneprázdnený HR-ista, so Sloneekom jednoducho digitalizujte HR agendu a šetrite čas automatizáciou rôznych podstatných procesov.
