Představit si asi umíme kde co. Spíše obecně neuchopitelnou administrativu. Když ale vyjmenuji směrnice, etický kodex, bezpečnostní nařízení, “mema” nebo pokyny vedení, nepochybně si vybavíme množství dokumentů, které “nikdo nečte”.

Přitom je nepochybně nutné mít přehled o tom, že se se sdílenými dokumenty zaměstnanci a spolupracovníci seznámili. Že jim je někdo ukázal a že se k nim mohou vracet. Čím větší společnost, tím větší potřeba.

Proč digitalizovat?

> Víte, jestli si dokument přečetli všichni, kteří si ho přečíst měli. Užitečná věc pro případ, že “někdo nevěděl, že to bylo povinné” a proto jsem to nečetl / a.

> Máte pohromadě kritické dokumenty na jednom kontrolovaném místě. Možná byste se divili, jak důležitý je tento úkon v případě řešení rozličných pojistných událostí. Za naši konzultantskou praxi jsme tyto případy řešili nesčetněkrát.‍

> Všichni mají potřebné dokumenty pohromadě na jednom místě. Zvláště hodnotné je to pro nováčky, kteří se při onboardningu nemusí topit v záplavě papírových kopií a jejich podepisování. A hlavně, ke všem podstatným dokumentům se mohou kdykoliv vrátit.

‍

Jak pro evidenci dokumentů využít Sloneeka?

Pro všechno výše zmíněné. Na jednom místě máte přehled o tom, kdo má jaký dokument přidělený a jestli ho četl. To lze stvrdit i podpisem. Třeba prstem podepsat na mobilu.

‍

Dokumenty ve Sloneekovi umíme rozdělit na veřejné a soukromé.

V rámci soukromých dokumentů lze s naší úrovní zabezpečení distribuovat i výplatní pásky. Ty veřejné obvykle slouží právě jako řídící středisko pro akceptaci dokumentů jako jsou směrnice, procesní rámce, kodexy nebo hromadná sdělení.

Každý podpis má krom své fyzické podoby přidaný i unikátní “HASH” kód, podle kterého lze prokazatelně a jasně identifikovat původce souhlasu. Pokud tedy někomu “nepůjčíte” své heslo do Sloneeka. Potvrzení máte připravené v pdf ke stažení a zároveň je o každé podpisové aktivitě veden pečlivý auditlog (strojově vedená historie aktivity).‍

Pokud nemáte modul dokumenty aktivovaný, napište nám a spolu s aktivací vás nastavením provedeme.

Pokud modul dokumenty aktivovaný máte a potřebujete poradit s nastavením a využitím, ozvěte se naší podpoře. Rádi se zavedením do firmy pomůžeme.

Václav Martin
Head of Sales & Marketing
Spojme se na Linkedinu! 🤗