V době, kdy se mnoho firem doslova rozprchlo na home office a ten se pomalu stává pro většinu kancelářských profesí normou, vyvstává zásadní otázka - jak evidovat odpracovaný čas lidí ve firmě?
Bez ohledu na software, pojďme se zamyslet nad tím, jaké parametry taková evidence může mít, a jaký potenciální dopad může způsobit na motivovanost zaměstnanců. A nutno hned v úvodu podotknout, že se nebavíme jen o kmenových zaměstnancích s hlavním pracovním poměrem a smlouvou na dobu neurčitou, ale že míříme na všechny lidi, kteří pro firmu pracují, bez ohledu na povahu jejich pracovněprávního vztahu. Evidovat odpracovanou dobu je tedy užitečné i pro externisty a možná dokonce zcela obecně - dodavatele.
S vyšší důvěrou roste ochota vykazovat čas zpětně
Kdy nejpozději od zaměstnanců požadujeme, aby vykázali svou práci?
Zpětně?
V okamžiku, kdy začínají pracovat?
Když vstoupili do místa výkonu práce?
Dopředu?
Dá se předpokládat, že s rostoucí důvěrou v lidskou poctivost bude klesat potřeba mít vše vykázané v daný okamžik, nebo i předem. Pokud je pro firmu podstatný objem a kvalita odvedené práce každého konkrétního člověka, a pokud tuto práci lze posoudit na úrovni jednotlivce, pak je nasnadě, že evidence odpracovaného času je buď formalita, nebo snaha o dodržení rozpočtu alokovaného na lidskou práci.
Toto schéma je typické pro softwarové firmy, mezi které se řadíme i my, vývojáři Sloneeka. Minimálně u lidí s pevnou pracovní dobou nás tolik nezajímá čas strávený na projektu, ale pečlivě analyzujeme kvalitu odvedené práce v rámci Agile metodiky, kam sice time tracking patří, ale jen okrajově. Naši lidé si ve Sloneekovi evidují pomocí modulu Aktivity odpracovaný čas se značnou flexibilitou i několik dní zpětně.
![](https://assets.website-files.com/60465bd634bfdce0f6915781/605b4d7d34d15029ef87c3e1_3SJC7UmVWxfRLVsFMK3NZ6BRFAAixsQgE9eTBOAvmOe_G2fiuzT4QAC548FaO9gGw4uTOMzbTtm5UNV-kfddvdn9OyYU82GIh7qKFlkH0C9M_LcD2drKWsouw4GcDyeK9Q.png)
Nedůvěra a nízká marže tlačí na evidenci v reálném čase
Naopak tam, kde firmy úzkostlivě hlídají náklady, nechtějí nebo nemohou pracovníkům důvěřovat, přistupují ke sledování odpracovaného času bez možnosti jakéhokoliv zpětného zásahu. To je příklad všech rutinnějších povolání v provozech typu back-office, v centrech sdílených služeb nebo v kontaktních centrech. Zde se přímo nabízí evidence pomocí docházky, která monitoruje jednotlivé příchody a odchody.
![](https://assets.website-files.com/60465bd634bfdce0f6915781/605b4d7c643106dee878d666_P3wiP56ocDGFKLM3At93zylfYEuYT2275Px-mmvhEQm6-dDnSvB8jLZmt2zK-uhqSN8PGkOIU84wYnGUyWePwzVAhUzPw8hXxrNaTFmleQ09ENdSTHvAVcg76bKUCwEWmQ.png)
Pokud však chce zaměstnavatel ještě odfiltrovat čas mezi fyzickým příchodem na prcoviště a skutečným výkonem práce, řešením je time tracking, nebo-li sledování odpracovaného času přímo v okamžiku, kdy zaměstnanec začíná a končí konkrétní činnost. Granularita následných reportů je otázkou kategorizace, jejíž hloubku Sloneek v modulu Aktivity nechává na nastavení každé konkrétní společnosti.
![](https://assets.website-files.com/60465bd634bfdce0f6915781/605b4d7cf42d9778b4de0111_n2PZ_1ws4yC5pwOS8g1XbTaJmAdJfxKzvvwkcDQh7j6g_8DhnPWks3_Jo0ouK9jfRVUILmOone4PuvnNt1GnUD2a1PEFj7w22sgj3CP8_fRzzsC85BNkHZGMY19U2FJz1g.png)
Time tracking je skvělá metoda pro vykazování práce, která bude následně fakturována zákazníkovi. Pokud si zákazník platí spíše čas než výsledek, pomocí time trackingu ho můžete jednoduše přesvědčit o tom, že čas, který mu vykazujete k úhradě, je věrohodný. Když k tomu přidáte fakt, že všechny akce v systému jsou zaznamenávány do audit logu, a běžný zaměstnanec nemůže zpětně upravovat vykázaný čas, zákazník nemá mnoho důvodů proč této evidenci nedůvěřovat.
Jakou metodu zvolit?
Pokud potřebujete vědět, kdy lidé přichází do práce, začněte s docházkou. Ve Sloneekovi můžete pomocí modulu Docházka zvolit z mnoha způsobů zaznamenávání příchodů a odchodů - od klasického dotykového terminálu se čtečkou karet, přes webové a mobilní rozhraní až po nejmodernější metody postavené na skenování sítě. Docházkou nic nezkazíte, ale mějte na paměti, že tím dáváte lidem najevo, že je pro Vás podstatnější čas strávený v práci než měřitelný výsledek, se všemi důsledky pro motivaci a výkonnost Vašich lidí.
Když chcete dát lidem určitou flexibilitu, a zajímá Vás čistý odpracovaný čas, použijte time tracking. Ale počítejte s tím, že aby lidé tuto metodu používali rádi, musíte je umět náležitě ohodnotit. Asi nikdo nemá zájem “nafukovat” hodiny, pokud je spravedlivě ohodnocen a pokud má pocit, že se nemusí uchylovat k manipulaci s vykázaným časem jenom proto, aby byl spokojený se svou odměnou.
Pro kmenové lidi, a obecně pro ty, kterým můžete plně důvěřovat, případně pokud je neodměňujete čistě jen na základě odpracovaného času, nabízí se použití sledování aktivity. Ve Sloneekovi na to máme samostatný modul Aktivity. V něm se dokonce můžete rozhodnout, že některé aktivity umožníte lidem zapisovat volně, klidně i s určitým nastavitelným zpožděním a jiné budete vyžadovat sledovat metodou time trackingu. Můžete tak mít nejlepší z obou světů.
Komunikace uvnitř firmy
Pevně věřím, že Vaši lidé naprosto pochopí, že nějakým způsobem zkrátka potřebujete evidovat odpracovaný čas. To, co odděluje firmy, ve kterých to lidé dělají s pochopením od těch, kde si lidé zaznamenávají práci s odporem, je způsob, jakým jim vysvětlíte, proč je to potřeba a jak s informacemi pracujete.
Mimořádně opatrní buďte při kompenzaci přesčasů. Na motivaci zaměstnanců není nic horšího, než když firma bedlivě sleduje každou odpracovanou minutu a vynucuje si odpracování celého fondu pracovní doby, přitom ale velkoryse ignoruje práci přesčas.
Ruku na srdce - pokud je pro Vás čas lidí podstatný a považujete si ho natolik, že ho i nejrůznějšími nástroji monitorujete, bude oboustranně přínosné, když se dokážete čelem postavit nejen k absenci, ale také k přesčasu. Ovšem i zde pozor. Jakmile dáte najevo, že proplácíte každou minutu přesčasu, nebudete mít nouzi o lidi, kteří náhle začnou v práci trávit nápadně více času.
Takže jak v celé personalistice, i zde platí - všeho s mírou, rozumem a citem. My ve Sloneekovi jsme tu proto, abychom Vám poskytli nástroje, ale pohodovou atmosféru ve firmě si budete muset zajistit sami.
![](https://assets.website-files.com/60465bd634bfdce0f6915781/605b4d7c5e44257b0ea55479_7O-8VSO88BaiA52O6SFwubeWriWXtk4LZEATILcAcq5nqa5JNU8N92CNKEjM7mZ_hxFG2BuCi-05mCuD5IXXOYsVJRrD4WO2MbmrFW9yeg3jYN9Dz1mr_a6woA58FSg98g.png)
A pokud byste tu náladu chtěli dlouhodobě sledovat, zkuste náš měřák nálady, nebo-li Mood Metr.